"CHIUSURA DELLA CAMPAGNA DI COMMERCIALIZZAZIONE: IL MIO REGISTRO E' IN REGOLA?"
Dal primo di luglio, come già da diversi anni, per poter continuare a inserire normalmente le operazioni di registro è necessario aver eseguito sul portale SIAN l'operazione di chiusura della campagna di commercializzazione. AGEA considera come "campagna di coommercializzazione" il periodo che va dal 1 luglio al 30 giugno dell'anno successivo.
Questa operazione, non avviene in automatico, può essere fatta manualmente in qualsiasi momento a partire dal 1 luglio di ogni anno, senza scadenza alcuna, se non eseguita, non sarà permesso registrare movimenti successivi al 30 giugno, se invece viene attivata correttamente non consente più di effettuare inserimenti, modifiche o eliminazioni alle operazioni di registro precedenti al 1 luglio.
Siccome dunque non potrete più verificare e correggere operazioni della scorsa campagna è fondamentale, PRIMA di procedere alla chiusura, essere certi di aver registrato tutti i dati e che non manchi davvero nessuna operazione, questa condizione è verificabile analizzando i saldi di olive, olio e sansa i quali devono essere coincidenti alla realtà.
Spesso il registro di carico e scarico crea situazioni ansiose proprio perchè si ha come la sensazione di aver "buttato" le informazioni in un buco nero senza realmente sapere cosa abbiamo realmente registrato e se i movimenti di carico e scarico sono stati effettivamente recepiti dal SIAN così come noi immaginiamo.
Ricordiamoci sempre qual è il punto di partenza:
La realtà del frantoio deve coincidere con quella del registro e se utilizzate un software per la gestione di quest'ultimo, deve esserci corrispondenza tra: realtà aziendale - software gestionale - registro Sian.
Ci sono pochi semplici passaggi che abbiamo messo a punto in azienda per verificare la regolarità del registro ed in questo post voglio condividere con voi questa semplice check list che ho perfezionato negli anni.
Una ultima premessa: per poter eseguire una verifica costruttiva dovete aver registrato tutti i movimenti avvenuti fino al 30 giugno incluso sia sul software gestionale che sul SIAN ovvero i movimenti devono essere stati inviati e acquisiti dal SIAN (anche se con errori).
La verifica può essere fatta dalla propria area riservata SIAN cliccando su "Registro di carico/scarico" poi su "Reportistica", su "Giacenze", selezionando lo stabilimento di cui si vuole eseguire la verifica ed eseguendo queste operazioni:
1) Se ho molito o venduto tutte le olive disponibili ed in frantoio non ho nemmeno una oliva, la stessa condizione deve essere presente sul SIAN.
Si da' per scontato che al 1 luglio non vi siano olive giacenti sul piazzale, spero !!!
Questa condizione viene verificata dalla sezione "reportistica" del SIAN, scegliendo "Giacenza Olive" indicando la data odierna e cliccando su "Esegui"
Il Sian mostra tutte le giacenze suddivise per caratteristiche, ovvero distingue tra olive Bio e non, Italiane e non e così via. La giacenza Totale di olive a fine campagna dovrà essere dunque pari a zero (la stessa condizione dovrebbe essere verificata sul vostro software gestionale, se ne usate uno)
2) Se ho scaricato tutta la sansa prodotta ed in frantoio non ne ho più disponibile, la stessa condizione deve essere verificata sul SIAN.
Questa condizione viene verificata dalla sezione "reportistica" del SIAN, scegliendo "Giacenza Sansa" indicando la data odierna e cliccando su "Esegui"
La giacenza Totale di sansa a fine campagna dovrà essere dunque zero se la sansa è stata completamente smaltita o venduta, altrimenti la giacenza dovrà coincidere tra realtà e SIAN (ed eventuale software gestionale)
Attenzione a questo punto: è facile che anche se avete inserito tutti i carichi e gli scarichi correttamente, la giacenza non sia zero in quanto la sansa prodotta è calcolata in percentuale sul quantitativo di olive molite (dunque è una quantità approssimativa) mentre la quantità scaricata è esatta in quanto pesata.
Domanda: avete comunicato gli scarichi di sansa? Non sono pochi i casi in cui abbiamo verificato per nostri clienti che non avevano assolutamente considerato la movimentazione di sansa nè impostando la percentuale di produzione, nè registrandone i relativi scarichi, ma di questo ne parleremo più approfonditamente nei prossimi articoli.
3) Il quantitativo di olio sfuso deve essere coincidente tra SIAN e Frantoio
Questa condizione viene verificata dalla sezione "reportistica" del SIAN, scegliendo "Giacenza totale (olio sfuso)" indicando la data odierna e cliccando su "Esegui" senza modificare alcun parametro, ovvero scegliendo di visualizzare tutti i serbatoi.
Quello che vi apparirà potrebbe essere un elenco apparentemente incomprensibile, tuttavia armatevi di calcolatrice e sommate tutti i valori che appaiono nell'ultima colonna a destra (anche quelli negativi), quella è la quantità di olio che il SIAN riporta come giacenza totale di olio sfuso. Se essa coincide tra SIAN e frantoio ci sono molte probabilità che sia tutto ok, altrimenti potrebbero esserci dei movimenti relativi all'olio sfuso non presenti nel SIAN, probabilmente a causa di uno o più files acquisiti con errori.
4) Il quantitativo di olio confezionato deve essere coincidente tra SIAN e Frantoio
Questa condizione viene verificata dalla sezione reportistica del SIAN, scegliendo "Giacenza totale (olio confezionato)" indicando la data odierna e cliccando su "Esegui", spuntando l'apposita casella "Tutti i lotti", ovvero scegliendo di visualizzare tutti i lotti presenti.
Fate questa verifica anche se non siete confezionatori (non si sa mai, le vie del SIAN sono infinite)
Come per il caso di olio sfuso, quello che vi apparirà potrebbe essere un elenco apparentemente incomprensibile, tuttavia armatevi di calcolatrice e sommate tutti i valori che appaiono nell'ultima colonna a destra (anche quelli negativi), quella è la quantità di olio che il SIAN riporta come giacenza totale di olio confezionato (chissà perchè poi non hanno pensato di far apparire direttamente il totale... mah!). Se essa coincide tra SIAN e frantoio ci sono molte probabilità che sia tutto ok, altrimenti sarà necessario esaminare la giacenza lotto per lotto.
5) Verifiche complementari, sono quelle verifiche che comunque consentono di accertare che i dati rilevati nei precedenti 4 punti siano attendibili.
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Verificate, se avete indicato che l'olio prodotto era Estratto a freddo o da prima spremitura a freddo che sia presente l'apposita dichiarazione
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Verificate che effettivamente ci sia almeno un dato. Negli ultimi anni da fondatore di una azienda di software per frantoi mi si sono presentati diversi casi di nuovi clienti che erano convinti di aver trasmesso i dati al SIAN ma in realtà non c'era NULLA, si avete capito bene: NULLA, neanche un movimento, neanche lo stabilimento inserito ed in alcuni casi non avevano neanche il pin per accedervi, non chiedetemi come sia potuto accadere perchè credo sia uno dei misteri dell'umanità insieme a quello dei calzini spaiati.
L'esito positivo di queste 5 semplici e veloci verifiche tuttavia non vi rende immuni da altri possibili problemi ma diciamo che se i punti sono tutti verificati ci sono ottime possibilità che un controllo da parte degli organi competenti si concluda con dei sorrisi e delle battute e che si possa dormire al calduccio nel proprio letto senza grattacapi.
Proprio data l'importanza di queste verifiche, nei nostri software, già da molti anni viene effettuato un continuo monitoraggio automatico di questa condizione, mostrando evidenza immediata di eventuali differenze tra sian e programma.
Se tutto è ok potete quindi procedere alla chiusura della campagna olearia effettuando il normale login per accedere alla propria area riservata del portale dell'olio, clicchiamo sulla voce "Registro di carico/scarico" presente nel menù sulla sinistra, dopo aver selezionato lo stabilimento nel menù a tendina del portale, bisogna cliccare su "Chiusura campagne commercializzazione" per trovarci dinanzi alla schermata dove vedrete un elenco di tutte le campagna di commercializzazione, alla destra dell'ultima dovreste avere una freccia azzurra sulla quale bisogna cliccare per poter procedere all'attivazione della chiusura.
Il sistema vi mostrerà i saldi che verranno riportati nella nuova campagna di commercializzazione, dateci un'altra occhiata, non si sa mai, confermate tutti i passaggi fino alla conferma.
Tenete presente che la procedura viene avviata e portata effettivamente a termine dal sistema solo dopo alcune ore durante le quali non potrete effettuare registrazioni nè per la precedente campagna, nè per la nuova.
Potrete tornare nella stessa area del sistema per verificare che l'operazione sia andata a buon fine verificando che in corrispondenza dell'ultima campagna di commercializzazione sia presente la scritta "CAMPAGNA CHIUSA CORRETTAMENTE"
Buona verifica!
Articolo curato e diffuso da:
"Piervito Colonna, è socio fondatore di Nextfuture, l'unica azienda italiana specializzata in servizi informatici esclusivamente per aziende del settore olivicolo-oleario, dal 2004 produce il software Extravirgin per il frantoio oleario utilizzato da oltre 1200 aziende in Italia e nel resto del mondo. Nextfuture fornisce inoltre servizi e consulenze a oltre 2000 aziende ogni anno tra frantoi e aziende olivicole ed è fornitore ufficiale in esclusiva del software RegBox per la gestione dei registri da parte degli uffici CAA coldiretti in tutto il territorio nazionale."
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